Como fazer uma mala direta usando Microsoft Word e Excel
- Você pode fazer uma mala direta no Microsoft Word e Excel para criar documentos personalizados para vários destinatários de uma vez.
- Você pode importar uma tabela de dados do Excel para o Word para personalizar seu modelo com nomes e endereços.
- A mala direta ajuda a criar rapidamente cartas, envelopes, etiquetas personalizadas e muito mais.
É surpreendentemente fácil configurar uma mala direta, o que permite criar uma comunicação aparentemente personalizada para um grande número de destinatários sem criar cada mensagem manualmente.Para mesclar um documento – como uma carta, envelope, etiqueta para impressão ou e-mail – tudo o que você precisa éMicrosoft WordeExcel, além de todos os nomes e endereços que deseja mesclar.
O que é uma mala direta?
A mala direta é composta de duas partes. Primeiro, você precisará do arquivo de dados no Excel. Esta é simplesmente uma tabela que inclui as informações que você deseja mesclar – geralmente nomes e endereços, embora você possa mesclar dados sobre qualquer coisa.
Além disso, você criará um modelo de mala direta no Word – este é um documento que inclui o texto padrão que você deseja que seja o mesmo para todos os destinatários, bem como o espaço reservado para os dados que o Word inserirá do arquivo de dados do Excel.
Como fazer uma mala direta no Word e Excel
1.Inicie o Excel e abra uma pasta de trabalho em branco.
2.Você precisa importar ou inserir os dados que planeja usar e como você faz isso depende de como os dados existem atualmente. Por exemplo, se você tiver um grande número de endereços armazenados em um arquivo CSV, importe-o para este arquivo Excel. Clique na guia “Dados” na faixa de opções e escolha “Obter dados”, depois “Do arquivo” e, finalmente, “Do texto / CSV”. Os dados também podem já estar em uma planilha do Excel, em um banco de dados do Access, ou você pode precisar digitá-los no Excel desde o início. Qualquer método que você precise usar, coloque-o na planilha.
3.Se os dados ainda não tiverem uma linha de cabeçalho, adicione uma agora (você pode clicar com o botão direito do mouse na Linha 1 na extremidade esquerda e escolher “Inserir” no menu). Rotule o cabeçalho para saber o que cada coluna contém. O Word também usará essa linha para importar seus dados corretamente.
4.Pode ser necessário alterar a formatação de algumas colunas. Por exemplo, se a coluna CEP estiver formatada para números, os zips com zeros à esquerda aparecerão sem o zero como um número de quatro dígitos. Para corrigir isso, clique no cabeçalho da coluna para selecionar a coluna inteira. Em seguida, clique na guia “Página inicial” e em “Geral” na seção Número da faixa de opções. Selecione “Texto” no menu.
5.Salve a planilha. Você pode salvá-lo em qualquer lugar, mas será capaz de encontrá-lo mais facilmente no Word se salvá-lo na pasta “Documentos \ Minhas Fontes de Dados”.
6.Abra o Microsoft Word. Abra um novo documento em branco e crie o texto padrão comum que deseja incluir em todos os documentos de mala direta.
7.Posicione o cursor na parte superior esquerda da página, onde deseja que o nome e o endereço do destinatário apareçam.
8.Clique na guia “Correspondências” na faixa de opções e, em seguida, clique em “Iniciar mala direta”. No menu suspenso, escolha “Letras” ou qualquer outro modelo que deseja usar. Para este exemplo, faremos uma carta, mas você pode usar este processo para qualquer tipo de documento. Você não deve ver nenhuma alteração no documento.
9.Clique em “Selecionar destinatários” e, no menu suspenso, escolha “Usar uma lista existente …”
10.Encontre a planilha do Excel que você criou e selecione-a. Se você o salvou na pasta “Minhas fontes de dados”, ele deve estar no local padrão para mala direta.
11.Na caixa de diálogo “Selecionar Tabela”, escolha a planilha que contém sua tabela de dados. Se você criou uma nova planilha para este propósito, haverá apenas uma. Certifique-se de marcar a caixa “Primeira linha de dados contém cabeçalhos de coluna”. Em seguida, clique em “OK”.
12.Na seção “Escrever e inserir campos” da faixa de opções, clique em “Bloco de endereço”.
13.Na caixa de diálogo “Inserir bloco de endereço”, escolha o estilo que deseja usar para inserir os dados – você deve ver a primeira entrada na tabela de dados como exemplo.
14.Se você não vir todos os campos esperados, será necessário combinar os campos da planilha com o recurso de mala direta do Word. Clique em “Corresponder campos…” e escolha os nomes dos campos na planilha para preencher os espaços em branco. O Word geralmente faz um bom trabalho de adivinhação, mas não é incomum ter que editar seus campos de mala direta. Quando terminar, clique em “OK” e depois em “OK” novamente.
15.Agora você deve ver um espaço reservado para mala direta no documento.
16.Para visualizar seu documento, clique em “Visualizar resultados” na seção Visualizar resultados da faixa de opções. Use as setas para frente e para trás para ver a aparência de cada entrada de dados em seu documento. Você pode usar isso para garantir que não haja erros de conversão ou entrada de dados embaraçosos.
17.Quando estiver pronto, clique em “Concluir e mesclar” e escolha como deseja concluir o documento, por exemplo, por meio de impressão ou e-mail.
18.Você pode salvar este documento do Word para reutilizá-lo novamente no futuro.