A procrastinação é um grande assassino de produtividade. Planejar o dia de acordo com métodos de gerenciamento experimentados e testados é uma forma de se treinar para ser mais eficiente.
Como diz o velho ditado, a mente é um servo maravilhoso, mas um mestre terrível. Seu estado natural é de perambulação, a menos que seja forçado a se concentrar em uma tarefa específica que precisa ser feita.
Qualquer pessoa que esteja lendo isso sabe o que você sente quando começa a trabalhar ou a estudar e, em vez disso, encontra uma infinidade de distrações olhando diretamente para você. Aquele vídeo na aba aberta está implorando para ser clicado, fazendo você negociar com você mesmo … afinal, é apenas um inofensivo clipe de 5 minutos. Seu mau julgamento inevitavelmente leva a melhor sobre você e você se encontra em uma toca do YouTube duas horas depois. Ou talvez você ceda a um pergaminho inocente no Twitter porque “precisa saber o que está acontecendo no mundo” e, antes que perceba, o dia desapareceu.
É incrível sentir-se produtivo e saber com confiança que você já fez muito no seu dia. Aqui estão algumas técnicas que você pode usar para trabalhar de maneira mais eficiente e estruturar seu dia para obter produtividade máxima.
Técnica Pomodoro
Uma das mais famosas técnicas de gerenciamento de tempo foi desenvolvida por Francesco Cirillo no final dos anos 80. A técnica sugere pedaços de 25 minutos de tempo de trabalho com intervalos de 5 minutos entre eles. Pomodoro é nomeado após a palavra italiana para tomate, como o temporizador tem essa forma.
Muitas pessoas juram por esta técnica para alcançar uma melhor eficiência, pois dá guias de tempo claros para cada atividade. O método é o seguinte:
- Escolha uma tarefa que você gostaria de fazer.
- Defina o Pomodoro por 25 minutos.
- Trabalhe na tarefa até que o Pomodoro toque.
- Quando o Pomodoro tocar, coloque uma marca no papel.
- Faça uma pequena pausa – 5 minutos a 7 minutos.
- Após cada 4 Pomodoros, faça uma pausa mais longa – 20 minutos a 30 minutos.
Esta tarefa pode ser feita com um temporizador pomodoro formal ou qualquer alarme disponível no seu telefone. Existem também sites dedicados gratuitos que apresentam esta técnica online. Planejar e documentar é fundamental nessa técnica. É preciso adivinhar o dia e seguir o processo garante que você mantenha um equilíbrio entre o trabalho e os intervalos.
A matriz de Eisenhower
Essa técnica vem de uma citação do presidente americano Dwight D. Eisenhower: “Eu tenho dois tipos de problemas, o urgente e o importante. Os urgentes não são importantes e os importantes nunca são urgentes ”.
A técnica requer uma análise da natureza das tarefas e sua subsequente classificação em 4 quadrantes.
- O primeiro quadrante é Do primeiro , para as tarefas mais importantes que precisam ser concluídas naquele dia. Essas tarefas são as mais importantes e são concluídas como sua primeira prioridade.
- O segundo quadrante é o Horário , para aquelas tarefas que são importantes, mas menos urgentes. Eles agem como lembretes para serem concluídos assim que o primeiro quadrante é feito.
- O terceiro quadrante é Delegado , para aquelas tarefas que são urgentes, mas não importantes. Essas tarefas devem ser delegadas a outras pessoas para que sejam concluídas, mas você não precisa desperdiçar seu tempo fazendo isso.
- O quarto quadrante é Don’t Do , para tarefas que não são urgentes nem importantes. Certifique-se de não perder tempo nessas tarefas. Isso ajudará a identificar onde você pode gastar tempo desnecessário, cuja eliminação tornará seu dia mais produtivo.
Esse método pode ser usado não apenas para o planejamento diário, mas também para linhas de tempo mais longas, o que o torna um bom guia para planejamento de carreira.
GTD – Como fazer as coisas
Este método foi popularizado por David Allen em seu livro Getting Things Done . O núcleo da GTD é mover as tarefas planejadas e os projetos para fora da mente, registrando-os externamente e, em seguida, dividindo-os em itens de trabalho acionáveis, o que deixa espaço apenas para o trabalho que precisa ser feito.
O método é o seguinte:
- Captura – Grave 100% das coisas que chamam sua atenção. Isso pode ser algo que você quer fazer; lugares que você deseja alcançar em sua carreira, etc.
- Esclareça – Por tudo que você grava, decida se é acionável – pode ser alcançado? Se for factível, tome medidas sobre isso. Se não, jogue fora.
- Organize – Quebre a tarefa em etapas acionáveis. Categorize-o no esquema maior das coisas e coloque-o onde ele pertence.
- Refletir – Frequentemente revisite e revise sua lista. Determine onde e como você pode fazer as coisas de uma maneira melhor.
- Executar – use seu sistema para executar as etapas que você identificou. Faça o trabalho!
Método POSEC
POSEC é um acrônimo para “Priorizar através da organização, racionalização, economia e contribuição”. Isso é semelhante à “Hierarquia das Necessidades” de Abraham Maslow. É um dos mais famosos métodos de gestão do tempo, pois não só promove a eficiência pessoal, mas também inclui responsabilidades sociais e comunitárias.
O método é:
- P – Priorize – Seu tempo e defina sua vida por metas.
- O – Organize – Coisas que você precisa realizar regularmente para ter sucesso.
- S – Streamline – Coisas que você pode não gostar de fazer, mas precisa fazer.
- E – Economize – Coisas que você deve fazer ou pode até gostar de fazer, mas não são urgentemente urgentes.
- C – Contribua – Preste atenção nas poucas coisas restantes que fazem a diferença.
Não quebre a corrente
Este método foi popularizado pelo comediante Jerry Seinfeld. Esta é uma das formas mais fáceis e eficazes de formar um hábito. É uma boa maneira de aprimorar um ofício se você for um profissional criativo.
A ideia é simples:
- Decida a atividade na qual você quer ser bom – uma habilidade que você quer dominar.
- Pendure um calendário.
- Faça cruzes para cada dia que você faz a tarefa.
Esse método não apenas faz com que você se sente e faça as tarefas diariamente, mas os Xs lhe dão motivação e determinação para não quebrar a corrente. Isso resultaria em um efeito de bola de neve, pois, pouco a pouco, você aumentará suas habilidades.
Em conclusão
Todos os métodos descritos acima obtêm resultados apenas quando você se senta e trabalha neles. Esses métodos seguem um tema comum – conheça seu objetivo, divida-o em partes, categorize-o em termos de prioridade e apenas faça o trabalho. Reflita sobre as coisas que você fez e identifique o que você pode fazer de uma maneira melhor da próxima vez.
Você pode usar uma mistura dessas técnicas e desenvolver um método que seja perfeitamente personalizado para você. Uma rotina de trabalho estruturada fornece a estrutura necessária para empreendimentos criativos e empreendedores. Então planeje muito e trabalhe duro se você quiser alcançar esses objetivos grandiosos!
Referências
- Instituto de Tecnologia de Massachusetts
- Munique
- Universidade de tecnologia Rai
- Francesco Cirillo
- Eisenhower.me
- Obtendo as coisas feitas
- Como fazer as coisas – livro
- A técnica de Pomodoro – livro
- O Método Eisenhower – livro